Reglerne om GDPR og dermed Aula har gjort det sværere for specialskoler at kommunikere med elevernes bo- og aflastningssteder. Det fortalte skoleleder Simon Bay Andersen fra Nørrebjergskolen i Odense til folkeskolen.dk i sidste uge.

Aula gør det svært for specialskoler at kommunikere med elevers bosteder

Det er ikke det eneste sted, Aula udfordrer specialskolerne, lyder det fra Skolen ved Nordens Plads på Frederiksberg, som underviser elever med generelle indlæringsvanskeligheder, gennemgribende udviklingsforstyrrelser eller sociale og følelsesmæssige vanskeligheder med behandlingsbehov.

"Almene folkeskoler har brug for at dokumentere og sætte mål for elevernes faglige udvikling. Det kan de for eksempel gøre i MinUddannelse. Men som specialskole har vi brug for at beskrive hele elevens udvikling", siger it-vejleder Morten Jacobsen fra skolen, som er pilotskole for udviklerne af Aula.

Personfølsomme oplysninger skal gemmes under sikre filer i Aula, men det er ikke muligt at lægge skabeloner ind i Aula. Og specialskoler beskriver typisk elevernes udvikling i skemaer med kasser til at skrive i.

"Vi har sagt til udviklerne af Aula, at vi har behov for at kunne lægge skabeloner ind i stedet for filer, og vi håber, at det bliver muligt på sigt. Måske ikke i løbet af de næste måneder, men inden for et år. Det vil være rart med den fleksibilitet, da vi også bruger rivekradse-skemaer og skemaer om magtanvendelse", siger Morten Jacobsen.

Konferencer giver pilotskolen større vægt

Som pilotskole holdt Skolen ved Nordens Plads for nylig to særlige konferencer om Aula for specialskoler. Det ene foregik i skolens egne lokaler og var målrettet specialskoler Øst for Storebælt, mens specialskoler fra resten af landet blev inviteret til en konference i Skanderborg.

Begge steder deltog omkring 60 mennesker fra 30-40 skoler.

"Som pilotskole peger vi på det, der ikke fungerer optimalt, men vi skal også være konstruktive og komme med forslag til, hvordan Aula så kan fungere, og det har givet os mere vægt at holde de to konferencer. Vi står stærkere sammen, både i den offentlige debat, og når der kommer nye tiltag, så de ikke bliver trukket ned over hovedet på os", siger Morten Jacobsen.

Der er funktioner, som ikke fungerer, påpeger han.

"Vores største udfordring har været at booke lokaler og resurser i Aulas kalender, men jeg ved, at der er en opdatering på vej. En anden udfordring er, at vi til tider bliver overloaded med irrelevante informationer. Hvis man sender en besked ud til kollegerne, og en forlader samtalen, får alle besked om det. Så hvis man logger sig ind to dage senere, bliver man mødt med måske 40 afmeldinger. Aula er bygget op om målrettet information. Det er vores arbejdsredskab, og derfor nytter det ikke, at vi skal bruge tid på at sortere en masse irrelevante informationer fra", siger Morten Jacobsen.

Man skal tænke i funktion fremfor at lede efter velkendte knapper

Ellers er mantraet på Skolen på Nordens Plads, at man er nødt til at aflære Skoleintra for at kunne bruge Aula.

"Aula har fyldt meget i medierne og ofte med negative fortællinger, men man kan ikke forvente, at Aula er et Skoleintra 2,0. Derfor er man nødt til at aflære Skoleintra, hvor alle funktioner havde sin egen lille knap, for eksempel til logbog og kontaktbog. Det var smart for lærerne, men gjorde det svært for forældrene at få styr på, hvor informationerne lå", siger Morten Jacobsen.

I stedet for at lede febrilsk efter de velkendte knapper fra Skoleintra, skal man tænke: Hvad skal den funktionalitet, jeg leder efter, kunne?

"Hvis forældrene skal kunne læse det, man skriver, og alle i teamet skal kunne læse med, når forældrene skriver tilbage, kan man for eksempel bruge fællespostkasser i Aula som kontaktbog. På samme måde kan man beskrive den funktion, som en logbog skal kunne. Her kan man gå ind i sikre filer", siger Morten Jacobsen.

Den allervigtigste funktion i Aula er netop kommunikation mellem skole og hjem, understreger han.

"Her fungerer Aula langt bedre end Skoleintra, Kun forældrene til 17 af vores 200 elever har ikke været inde på Aula. Det er en væsentlig bedre statistik end i Skoleintra".

Lærere skal tænke alternativt omkring Aula

På samme måde har Frederiksberg-skolen et mantra, som siger: Hvad kan Aula kunne, og hvad skal det ikke kunne?

"Aula har fokus på målrettet kommunikation, datasikkerhed og overblik, men er til gengæld ikke optimalt i forhold til at arkivere dokumenter. Dem kan man derfor med fordel lægge i de systemer, som skolen i forvejen bruger, for eksempel Office 365, Google sutie", siger Morten Jacobsen.

Hvor Skoleintra havde et dokumentarkiv med mapper, er Aula bygget op om enkeltsagsprincippet.

"Alle personfølsomme oplysninger om eleverne skal ligge i Aula, mens det, der handler om planlægning af skoleåret, hører til et andet sted. I Frederiksberg Kommune bruger vi Office 365, og der lægger vi alle dokumenter ind og linker til dem fra Aula via en linkwidget. Lærere skal tænke alternativt omkring Aula, og hvordan de kan benytte alle de systemer, de bruger i forvejen", siger it-vejlederen.

Lærere kan ikke forvente, at et nyt system fungerer fra dag et

Som pilotskole har Skolen ved Nordens Plads fået et forspring i forhold til Aula.

"Vi tog Aula i brug i maj. Det viste sig at være en klog beslutning, for selv om nogle var utilfredse med at skulle kommunikere i et system med kollegerne og i Skoleintra til forældrene, fik vi styr på Aula, inden forældrene kom på", fortæller Morten Jacobsen.

Erfaringerne banede også vej for skolens to konferencer om Aula.

"Der har ikke været mange specialskoler med som pilotskoler, og vi har forklaret udviklerne af Aula om vores særlige behov. På den måde har vi fundet en vej ind i Aula som specialskole", siger Morten Jacobsen, der maner til besindighed, hvis man er frustreret over afløseren for Skoleintra.

"Man kan have nok så mange pilotskoler, men man kan ikke forvente, at et nyt system fungerer fra dag et. Vi må tage ja-hatten på og være konstruktive i vores kritik og så ellers vente med at dømme Aula til efter et år", siger it-vejlederen.