En af de nyttige ting ved e-mail er, at man kan vedlægge en fil, som modtageren kan downloade og udprinte eller skrive videre på. Hvis filen altså har et format, som modtagerens edb-udstyr kan læse!

Jeg støder imidlertid ofte på frustrerede lærere, som har modtaget en vedlagt fil, men som ikke kan få adgang til filen, fordi de ikke har et program, der kan læse den.

Frustrationen er bagsiden af den medalje, der viser, at SkoleKom, Kidlink og Skole-IT er succeser, for det er i de sammenhænge, de ulæselige vedlagte filer optræder.

Problemet er, at afsenderne vedlægger filer gemt i det tilfældige tekstbehandlingsprogram, de har - det er i år ofte Word 97.

Men skolerne i Ballerup bruger for eksempel Works, og når en eller anden modtager en vedlagt fil skrevet i Word 97 og gemt som Word-dokument, så kan den ikke læses.

Løsningen er ikke at udstyre alle computerne med Word 97. Løsningen er at uddanne kompetente brugere, som overholder 'færdselsreglerne'. For der er naturligvis en regel for vedlagte filer. Den er i al sin enkelthed: Afsenderen har ansvar for, at modtageren kan læse en vedlagt fil!

Derfor må der altid gå en kommunikation forud for en vedlagt fil, hvor afsenderen skaffer sig underretning om modtagerens muligheder, og man aftaler et filformat!

I de digitaliserede lande er det således aldeles udannet at vedlægge en Word 97-fil og gå ud fra, at modtageren kan læse den.

Det er lige så udannet som ikke at præsentere sig fornuftigt, når telefonen ringer.

Såvel afsender af vedlagte filer som modtager har oftest flere muligheder, end de ved af. Overordnet set er der to.

Afsenderen kan skrive i et andet program - et som modtageren også har eller hvis filer modtageren kan læse.

Afsenderen kan anvende sit sædvanlige program, men gemme i et filformat, som modtagerens udstyr kan læse.

Et andet program

De fleste computere på skolerne - og hjemme hos lærere og elever - er udstyret med Windows 3.x, 95 eller 98.

Som en del af disse - under Tilbehør - findes programmerne Notesblok (3.x) eller Notepad (95/98).

Begge programmer er enkle 'skriveprogrammer'. Tekstbehandling er et stort ord i sammenhængen, og de kan kun gemme i et og samme format: Tekstformat med efternavnet txt.

Det er det enkleste format for tekstfiler. Her er ingen falbelader - ingen layout - ikke fed, kursiv eller understreget - kun bogstaver, tal og skilletegn.

Begge programmer er derfor fremragende til at skrive filer, som skal vedlægges, fordi modtageren har - 99,9 procent - et program, som kan læse dem.

Man kan støde på problemer med æ, ø og å, men det gør ikke teksterne ulæselige.

Et andet filformat

'Gem som' er en vigtig funktion i ethvert etb-program. Ja, i enhver applikation.

Det er her, man vælger, hvor der skal gemmes. Og det er jo meget rart at vide, hvor og hvordan ens filer er gemt! På billedet ses, at den aktuelle fil gemmes på A-drevet.

Under det store hvide felt står den aktuelle fils navn. Det har brugeren skrevet, bortset fra punktum og 'efternavn'.

Efternavnet angiver nemlig filtypen, og den er valgt i den nederste ramme, hvor klik på trekant giver mulighed for at gemme i en lang række filformater.

Her er valgt rtf (Rich Text Format) - et ældre IBM-format, som har den fordel, at de allerfleste tekstbehandlingsprogrammer kan læse og gemme filer i formatet.

Rtf-formatet kan oven i købet 'medbringe' en hel del layout - og billeder - men tabeller går ofte i stykker, når de udvekslende programmer er forskellige.

Hvis man ikke kan vedlægge en fil i modtagerens 'eget filformat' og ikke vil bruge txt, er rtf det bedste bud.

Paratviden som denne er i 1999 mere nødvendig dannelse end at kende navnet på statsministeren. Så hvem ved? Måske ligger der en million i 'Scor kassen' til den, der ved det!-Johan Jacobsen er IT-skolekonsulent i Ballerup Kommune