Det skal være nemmere og mere sikkert, når københavnske lærere, pædagoger og skoleledere fremover håndterer følsomme dokumenter om elever og klasser.
Derfor har Københavns Kommune allieret sig med virksomheden Nordic Cloud Technologies, som har specialiseret sig i at få registreringssystemer til at spille sammen med kommunernes journaliseringssystemer.
Systemet er skruet sådan sammen, at der via Aula er en indgang til Nordic Cloud Technologies’ Sikker Fil-system, hvor der ligger en række skabeloner, som lærerne kan udfylde, når det er nødvendigt. Det kan for eksempel være, hvis der er tale om en magtanvendelse.
”Når man har udfyldt skabelonen, bliver den automatisk journaliseret over i kommunens journaliseringssystem inden for den tidsfrist, der nu er retningslinjerne. Det sørger vi for sker automatisk. Man skal ikke længere downloade, det man har udfyldt, og sende det rundt i systemerne. Nu bliver den journaliseret, når den er udfyldt,” fortæller Lars Christiansen, som er direktør for Nordic Cloud Technologies.
Skal tage en del af lærernes arbejdsbyrde
Ifølge Lars Christiansen skal det hjælpe lærerne, når de befinder sig i en i forvejen svær situation, som det kan være at skulle lave en registrering på en elev.
”Vores løsning betyder, at det set fra et lærer-synspunkt er meget enkelt at udfylde den, hvorefter der automatisk tages hånd om den derfra. Det skal gerne tage en stor del af arbejdsbyrden fra læreren, som måske i forvejen er presset over, hvad der kan være sket,” siger han.
Systemet er også indrettet sådan, at lærerne får et nemt overblik over de dokumenter om elever og klasser, som de har med at gøre. Mens andre lærere, der ikke har noget med eleven eller klassen at gøre, ikke kan se de dokumenter. Det fortæller digitaliseringschef hos Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune Mette Enel Ugelvig.
”Vi manglede et fælles sted, hvor medarbejdere kan få et ordentligt overblik over den dokumentation og de sikre oplysninger, der ligger på de enkelte børn og klasser. På en god og forsvarlig måde. Vores mål har primært været at være med til at sikre, at både lærere og pædagoger journaliserer korrekt og i et system, som er forholdsvis enkelt,” siger hun.
”Så de ikke skal igennem et meget tungt og stort journaliseringssystem. Det synes vi egentlig ikke er fair over for dem,” tilføjer Mette Enel Ugelvig.
Selvom systemet ikke integreres i selve Aula, har det været vigtigt for Mette Enel Ugelvig, at det tilgås ad den vej.
”Vi har en general strategi om, at Aula skal være indgangen til rigtig mange af vores systemer, så lærerne kan finde dem ad den vej. Derfor finder de systemet via Aula, hvor de også kan se de elever og klasser, som de må se. Der kan også deles referater af møder i teamet og andre relevante dokumenter,” siger hun.
Ikke lærernes opgave at forholde sig til jura
Desuden er formålet, at en række svære beslutninger, som lærerne hidtil har skullet træffe, nu overlades til systemet.
”De bliver journaliseret via systemet, så lærerne behøver ikke forholde sig juridisk til, om det er noget, de bør journalisere eller ej. Det kan være komplicerede beslutninger at vurdere korrekt, hvis man ikke er uddannet i forvaltningsret. Det kan man ikke forvente, at lærerne er, for det er sådan set slet ikke det, de er ansat til,” siger Mette Enel Ugelvig.
Også kommuner som Lemvig, Sønderborg, Ringsted, Nordfyns og Viborg har taget Sikker Fil-systemet i brug. I alt bliver oplysninger på omkring 260.000 børn i skoler og institutioner landet over håndteret af systemet.
Elevdata: Nyt system skal hjælpe lærere med datasikkerhed
Velkommen til debatten. Tjek eventuelt vores retningslinjer.