Da PPR gik ned med stress: Bedre arbejdsflow mellem skoler og psykologer

Et stigende antal sager, ventetid og sygemeldinger fik for et år siden forvaltningen til at orientere politikerne på Frederiksberg om, hvordan det stod til i PPR. Det trak overskriften i lokalmediet Frederiksbergliv om, at Pædagogisk Psykologisk Rådgivning led under, at psykologer var ramt af stress.

”Vi ville give politikerne i undervisningsudvalget et retvisende billede af vores resurser og arbejdspres. Vi oplever stigende efterspørgsel, men sammenlignet med en række andre kommuner lå vores resurser under gennemsnittet”, fortæller chefpsykolog Malene Hein Damgaard.

Politikerne havde ellers bevilget PPR flere midler, men faldende børnetal trak i den anden retning, så det samlede resultat endte i minus.

”Vi har god fastholdelse af medarbejderne og ligger normalt lavt i sygefravær, men med et par langtidssyge psykologer vidste vi, at det ikke ville være en løsning, at vi skulle løbe stærkere. Der var også grænser for, hvor tyndt vi kunne smøre resurserne ud. Det har vi gjort i en årrække, men psykologerne kan ikke holde til det. Derfor var vi nødt til at gentænke det strukturelle i PPR”, fortæller Malene Hein Damgaard, som har været ansat i næsten ti år.

Presset er størst på psykologerne

Situationen lignede den, mange kolleger andre steder i landet formentlig oplever, vurderer Anne Zeuthen, som er tillidsrepræsentant for de 29 psykologer i PPR Frederiksberg.

”Vi har altid oplevet stor efterspørgsel, men variationen af problemstillingerne og kompleksiteten i sagerne har gennem ti år været stigende. Som psykologer oplever vi voldsom rift om vores sparsomme tid, og det er mit indtryk, at det også gælder de andre faggrupper hos os”.

Coronapandemien har været med til at øge arbejdspresset.

”For et år siden stod vi på bagkanten af nedlukningen, som har været en udløsende faktor for skolefravær, angst, social tilbagetrækning og depression. Derfor har vi haft øget efterspørgsel fra især unge, og det kom oven i et par langtidssygemeldinger udløst af arbejdspresset. Vi har tidligere haft langtidssyge kolleger, og da det skete igen, ville vi gøre alt for at undgå det fremover”, siger tillidsrepræsentanten.

Det er blevet lettere at gå til en PPV

Første skridt var en procesplan: Hvilke greb kan bruges til at gentænke PPR Frederiksberg?

”Det er der ikke én løsning på, så vi spurgte os selv, hvad vi kan gøre bedre, så vi er rustet til den kæmpe efterspørgsel, vi oplever? Hvilke elementer kan indgå, hvilke kan komme til, og hvad skal vi begynde med?”, skitserer Malene Hein Damgaard.

Det har ført til, at skabelonen for en pædagogisk psykologisk vurdering, PPV, blev ændret før sommerferien. Skabelonen lægger sig tæt op ad sprogbruget i bekendtgørelsen for specialundervisning og er desuden koblet sammen med den handleplanskabelon, hver enkelt skole arbejder med. Det gør det lettere at gå til en PPV.

”Sammen med vores videnscenter for specialpædagogik har vi lavet handleplaner, som giver skolerne en systematisk tilgang, når der opstår bekymringer om et barn. Det skal sikre, at skolen følger op på de indsatser, den sætter i gang”, fortæller chefpsykologen.

Handleplan beskriver skolens indsats

Opbygningen betyder, at psykologerne ikke skal begynde forfra, når de skal deltage i forebyggende arbejde og måske skal lave en PPV.

”Nogle skoler troede, at de skulle bede om en PPV for at få kontakt med os, men vi kan godt deltage i forebyggende arbejde uden en PPV. Men hvis der er brug for én, kan vi bruge skolens handleplanskabelon til at gå direkte i gang med arbejdet, fordi den beskriver, hvad skolen allerede har gjort for og med eleven. Så grundlaget er oplyst, og både barn og forældre har været involveret”, siger Malene Hein Damgaard.

Det har hjulpet, at det er blevet præciseret, at psykologerne ikke skal skrive en PPV, medmindre barnet på forhånd antages at have har behov for et specialiseret skoletilbud, oplever Anne Zeuthen.

”Tidligere skrev vi en PPV, så snart vi var inde i en sag, men det er et tungt arbejde. Den nye skabelon har gjort opgaven lettere og hurtigere, og samtidig ved vi, at vi ikke nødvendigvis behøver at skrive en PPV. Det er måske bedre at holde to møder ekstra”, siger tillidsrepræsentanten.

Skolernes tid fordeles på en ny måde

Et andet afgørende greb er en ændret model for resursetildeling til skolerne.

”Vi har haft et sindssygt arbejdspres på stort set alle skoler, men det har ikke været lige stort alle steder. Så hvordan kunne vi lægge et snit? Den gamle model så ikke på, om en skole havde mange elever fra enten socioøkonomisk stærke eller svage familier. Fordelingen af vores tid tog alene udgangspunkt i elevtallet”, fortæller Malene Hein Damgaard.

To skoler med hver 1.000 elever fik altså tildelt lige mange PPR-resurser. Det betyder dog ikke, at skoler med resursestærke elever har fået hjælp til irrelevante sager, understreger chefpsykologen.

”Men i nogle tilfælde kunne skolen måske selv have arbejdet med eleven, så vi kunne have brugt flere resurser på skoler med resursesvage elever”.

Skolerne har taget godt imod den nye resursemodel, men PPR har også haft timingen med sig, i og med at kommunalbestyrelsen har tilført flere resurser til rådgivningen. Derfor har ingen skoler fået skåret i bistanden fra PPR, men nogle har fået mere.

”Hvis vi ikke havde fået tilført resurser, havde vi været nødt til at fjerne tid fra nogle skoler, og det havde skabt utilfredshed. Nu har vi ikke oplevet nogle, som ikke har kunnet se, at der er forskel på skolernes behov”, siger Malene Hein Damgaard.

Udvidelsen tæller knap fire årsværk

I alt har PPR Frederiksberg fået tilført 2,2 årsværk til psykologgruppen og 1,7 årsværk til de øvrige medarbejdere, som tæller logopæder, fysioterapeuter og ergoterapeuter.

”Det er en meget stor investering i et super stramt kommunalt budget. Vi er det område, som er bedst prioriteret i årets budget, og det er vi meget ydmyge overfor”, siger Malene Hein Damgaard.

PPR har også ændret i ledelsesstrukturen og gik i efteråret fra fem til fire ledere.

”Vi har nedlagt en lederstilling i vores sekretariat, så jeg nu er leder for de tre medarbejdere der. Derfor har vi kunnet flytte en halv lederstilling til PPR, hvilket giver mere ledelsestid til faglig sparring med medarbejderne og til at kunne følge tæt med i vores resurser i dialog med dem. Alle nye resurser er ført direkte ud til medarbejderne”, siger chefpsykologen.

Ændringerne i ledelsen har medført, at psykologerne nu har deres egen sektionsleder. Tidligere stod denne leder også i spidsen for terapeuterne, men de deler nu leder med logopæderne.

”Det betyder, at vores sektionsleder kan tage med til mødet med skoleledelsen, når vi skal indgå årsaftaler med skolerne. Det er ikke nyt, men hun prioriterer at komme med ud på alle skoler, så vi kan lave gode aftaler. Vi skal ikke være alene om at forhandle med skolelederen”, siger Anne Zeuthen.

Skærpede krav til skolernes prioriteringer

Det er nyt, at PPR indgår årsaftaler med hver enkelt skole. Det skal hjælpe PPR med at styre mængden af sager så godt som muligt. Aftalen stiller skærpede krav til skolens prioriteringer, så PPR får de ’rigtige’ sager ind: Hvad skal skolen selv løse, og hvornår er der brug for assistance fra PPR?

”Det skal hjælpe vores medarbejdere til, at de kan nå deres opgaver. Derfor har vi et fælles ansvar for at prioritere sagerne, og det gør vi blandt andet gennem årsaftalen. Vi kan ikke løse udfordringerne med mistrivsel og inklusion alene, men vi vil rigtig gerne spille med”, siger Malene Hein Damgaard.

Det fremgår af årsaftalen, hvor mange PPR-tid en skole er sikker på at have, men der dukker altid uforudsete opgaver op, så PPR holder 25 procent af resurserne tilbage.

”Hvis en skole har brugt al sin tid den 1. oktober, kan den stadig få hjælp, hvis der dukker en akutsag op. Der kan også opstå en langtidssygemelding hos os, som betyder, at vi får brug for at rykke rundt. Erfaringen gør, at vi har sat det til 25 procent. Pengene skal nok komme ud at gå, men skolerne må ikke tænke, at vi har noget ekstra. De skal tage udgangspunkt i den tildeling, de har fået. Ellers skrider det”, siger chefpsykologen.

Årsaftaler lægger et godt fundament

PPR Frederiksberg havde samarbejdsaftaler med skolerne, før årsaftalerne blev skabt, men til forskel fra tidligere skal de nu udpege en koordinerende funktion til samarbejdet med PPR. Samtidig definerer skole og PPR i fælleskab et mål for det kommenende års arbejde.

Årsaftalerne lægger et godt fundament for samarbejdet, oplever Anne Zeuthen.

”Vi har et godt samarbejde, men nu ligger det i aftalerne, at der skal passes på os medarbejdere i PPR. Samtidig er der fokus på det konsultative arbejde, så vi styrker forebyggelsen. Den del er vi ikke færdige med at udvikle på, men det taler ind i en bevægelse, som er sket over flere år”, siger psykologernes tillidsrepræsentant.

Det ligger også i årsaftalen, at skolen skal tage stilling til, hvad den vil bruge den tilknyttede psykolog til.

”Hvis jeg er syv timer på en skole om ugen, kan jeg ikke lave mange store undersøgelser, så hvis skolen beder mig lave tre styk, ved den, at der går et stykke tid, før den kan få lavet endnu én. Vi skal ikke stå derude og argumentere”, siger Anne Zeuthen.

Fortsat plads til forbedringer

Arbejdet med at ændre den måde, PPR Frederiksberg går til opgaverne på, er ikke slut, men Malene Hein Damgaard regner med at nå i mål i løbet af i år.

”Vi har to store elementer, som vi lige er gået i gang med. Det ene handler om øget synlighed af vores konsultative tilbud. Det andet om vores samarbejdsflader med skolernes vejledere. Det PPR-arbejde, som AKT-vejlederen laver på én skole, løfter AKT-vejlederen på en anden skole måske ikke, så hvad handler det om? Er der for eksempel brug for kompetenceudvikling? Det kan aldrig blive fuldstændig ens på skolerne, men vi kan måske sætte noget systematik i spil”.

Et tredje element er, at PPR skal styrke sin evalueringspraksis.

”Det kan vi bedre arbejde med selv. Kan vi blive bedre til at følge op på, om vores indsats er brugbar? Gør vi en forskel? Meget af vores arbejde går gennem lærere og pædagoger, og det kan godt være, at de er tilfredse, men når vores indsats helt ud til børnene? Vi vil gerne have mere viden om, hvad det er, der virker, både af hensyn til prioriteringen af vores resurser, og af hensyn til medarbejderne, som står med svære opgaver til hverdag”, siger Malene Hein Damgaard.

Det giver mening at se på strukturen

Gentænkningen af PPR har været en meningsfuld proces, lyder det enstemmigt fra Anne Zeuthen og Malene Hein Damgaard.

”Medarbejderne har responderet godt på forandringerne. To langtidssygemeldinger påvirker også kollegerne. De kan ikke bare løbe hurtigere. Vi anerkender, at de allerede løber stærkt. Det synes alle skoleledere og dagtilbudsledere også. De har været konstruktive i at gå ind i at finde løsninger på de fælles udfordringer, vi har. Der er tradition for, at skolerne på Frederiksberg er meget forskellige, men når vi peger på noget, som fungerer rigtig godt på en skole, vil de andre gerne høre om det”, siger chefpsykologen.

Tiltagene støtter, at psykologerne bliver brugt meningsfuldt, oplever Anne Zeuthen. Det ændrer dog ikke ved, at der stadig er stor efterspørgsel efter deres arbejde.

”Selvfølgelig hjælper det, at der bliver gjort noget strukturelt for at lette presset på os. Samtidig vægtes det højt, at vi skal have supervision og efteruddannelse, og vi har også talt om betydningen af at holde pauser i løbet af dagen, så vi ikke bare går fra møde til møde, men får tid til at reflektere. Derfor har vi inddraget et mødelokale til pauserum, hvor vi kan spise frokost, tale med en kollega og trække vejret”, siger Anne Zeuthen.