Tilmeldingskaos: Nyt it-system har givet kæmpe bøvl med at tilmelde elever til sygeprøver

Tirsdag var der egentlig frist for tilmelding til årets sygeprøver for de elever, der var syge under én eller flere af sommerens prøver.

Men hvad der kunne lyde som en simpel administrativ opgave, har i år voldt skoler store udfordringer.

For tekniske problemer med et nyt prøvebookingssystem har gjort opgaven umulig, fortæller viceskoleleder på Tallerupskolen i Assens Kommune Peter Hougaard.

Han har i nogle uger kæmpet for at få tilmeldt to af skolens nu tidligere elever til sygeprøven i skriftlig tysk.

”Man kan ikke tilmelde eleverne, uden at vi skal indskrive dem på skolen igen og melde dem ud af deres gymnasier”, forklarer Peter Hougaard.

Styrelsen for It og Læring (Stil) indførte i midten af september et nyt prøvebookingssystem, Topas, for landets skoler, som skulle give et bedre overblik for skoler, kommuner og censorer og digitalisere oprettelse og behandling af grundskolernes prøver.

Frist er blevet forlænget en uge

Peter Hougaard oprettede med det samme en sag, hvor han gjorde Børne- og Undervisningsministeriet opmærksom på problemerne.

”I første omgang lød meldingen fra ministeriet, at problemet lå hos Topas, som udbyder det nye prøvesystem. I torsdags fik vi så en ny melding fra ministeriet om, at de arbejdede på en løsning, og at vi snart ville få mere at vide”, fortæller Peter Hougaard.

Mandag opdagede skolen så selv, at der i tilmeldingssystemet nu står, at tilmeldingsfristen er forlænget med en uge til tirsdag den 8. oktober. Skolen har samtidig selv fundet en løsning på problemet.

”Det er vi naturligvis meget glade for. For hvis ikke eleverne kommer til sygeprøver, har de ikke bestået Folkeskolens Afgangseksamen, og så skal de i virkelig i princippet til en optagelsesprøve på det gymnasium, de allerede er begyndt på. Det vil være meget træls for dem”, siger han.

Vicelederen undrer sig over, at ministeriet undervejs ikke har gjort mere for at hjælpe skolerne.

”Det er naturligvis vores ansvar, at vi får tilmeldt eleverne. Men det virker som om, at der ikke rigtigt har været nogen, der ville tage ansvar for at løse problemet”, siger han.

Styrelse: Vi har fundet løsningen

I en skriftlig kommentar til Folkeskolen oplyser Styrelsen for It og Læring (Stil), at eleverne skal kunne tilmeldes uden at blive udmeldt fra den nye institution, de er startet på.

”Hvis skolen anvender et studieadministrativt system, der ikke understøtter, at en elev kan være tilknyttet flere skoler, stiller Stil et værktøj til rådighed, som skolen kan anvende til at registrere elever på flere institutioner uden om deres studieadministrative systemer”, lyder det fra styrelsen, som oplyser, at værktøjet er elevadm.stil.dk.

Stil skriver desuden, at man ”vil række ud til KMD (som udbyder mange skolers elevadministrative system, red.) mhp. en drøftelse af de muligheder, der er i STIL’s grunddatainfrastruktur”.

Hos KMD udtaler direktør for uddannelsesområdet Anette Falkner Larsen, at man meget gerne vil i dialog med Stil om, hvordan man kan finde en bedre løsning for skolerne.

”Vi deler STILs interesse i at skabe en effektiv og problemfri proces for skolerne, og vi står selvfølgelig til rådighed for dialog om mulighederne i vores systemer. Det gør vi altid", siger hun.

Tirsdag eftermiddag modtog Peter Hougaard en ny melding fra ministeriet, som oplyser om forlængelsen af tilmeldingsfristen, og at Stil har ”fundet en løsning på problematikken”.