Jeg bevæger mig i denne artikel ud af det felt jeg normalt skriver i med fokus på Peer Learning. Forankret i oplevet praksis i gennem flere år, og med udgangspunkt i min systemiske forankring, føler jeg anledning til at gøre dette.

Intern kommunikation synes en del steder at være mangelfuld. Eksemplet jeg vil drage i praksis er til skoleverden, da det er dette felt jeg har mine erfaringer fra, i gennem de sidste 25 år. I denne verden er hoveddelen, af den kommunikation, der finder sted mellem ledelse og medarbejdere baseret på det interne beskedsystem, der benævnes Skoleporten og som indeholder såvel Forældre, elev og personale intra, hvor det er det sidstnævnte, der bringes i spil her. Herudover består kommunikationen i opslag fra ledelse til medarbejdere på opslagstavler og selvfølgelig den direkte verbale kommunikation på indkaldte møder, i samarbejdsrelationen og det uformelle møde på lærerværelse, på gangen, i gården, på kontoret eller et eller andet andet sted.

Både opgaven, som leder og som medarbejder på en skole er meget kompleks og baseret på områdespecifik information, der er nødvendig for, at man kan løse sin egen og den fælles opgave. Derfor er det også helt centralt, at begge parter indser, at rettidig og dynamisk kommunikation er afgørende i forhold til at sikre, at – i denne artikel – medarbejderen har de bedste og nødvendige forudsætninger for at løse opgaven. Lykkes dette ikke er der risiko for, at den manglende eller utilstrækkelige kommunikation skaber manglende motivation og dynamik i forhold til opgaveløsningen, samt binder en stor mængde mentale ressourcer i afventen eller søgen efter den fornødne organisatoriske information. Denne situation kan samtidig være årsag til udvikling af en mistillid i medarbejdergruppen til lederen, da denne ikke demonstrerer sin faglige autoritet, men alene fremstår med din strukturelle autoritet (Qvortrup 2009), hvilken synes som værende utilstrækkelig, som ledelsesautoritet, i en vidensbaseret organisation. En sådan relationel mistillid kan have alvorlige konsekvenser for arbejdsmiljøet og – i sidste ende – opgaveløsningen.

I systemteorien arbejdes der med psykiske og sociale systemer (Luhmann 1996). De psykiske systemer er på individ niveau, hvor hvert individ udgør et psykisk system, der styres af bevidsthed. De sociale systemer opstår når flere psykiske systemer (læs: individer) mødes i en given sammenhæng. De sociale systemer styres af kommunikation. En skole, herunder personalet,  bestående af ledelse og medarbejdere, udgør i denne sammenhæng et socialt system. Det enkelte individs tilknytning til og betydning for systemet er afhængigt af individets evne til, gennem kommunikation, at gøre sig synlig i systemet for dermed at udgøre en sociale adresse, hvor der kan kommunikeres fra og  til. Formår individet – og her kan der både være tale om leder og medarbejder - ikke at skabe denne sociale adresse i systemet mindskes dettes betydning for systemet.

For nu ikke at forsvinde helt ind i systemteorien, vender vi tilbage til lederen i skolen og dennes kommunikation i organisationen. Dette kunne vi for eksempel gøre ved at se på Professor Viviane Robinsons model for Elevcentreret Skoleledelse, der tydeliggør betydningen af ledelsens prioritering og praktisering af ordentlig, tilstrækkelig og rettidig kommunikation. I Vivianne Robinsons model for elevcentreret Skoleledelse, der er meget værdsat og udbredt i den danske skole idag, er beskrivelsen af ledelsesopgaven beskrevet ved brug af 5 ledelsesdimensioner og 3 ledelseskapabiliteter. Af ledelseskapabiliteterne kan særligt fremhæves opbygning af tillid i relationer og af ledelsesdimensionerne bør bemærkes ledelse af professionelles læring og udvikling, understøtte kvalitet i undervisningen og sikringen af et trygt og velfungerende læringsmiljø. For at opfylde disse kriterier skal lederen præstere på mange fronter, men helt centralt – som i systemteorien – er kommunikation og information helt afgørende.

Hvis vi starter på det interpersonelle niveau i den asymmetriske relation mellem leder og medarbejdere kan vi tage udgangspunkt i brugen af det beskrevne beskedsystem,: PersonaleIntra. Mange oplysninger og forespørgsler formidles på denne platform. Lederen modtager mange beskeder fra medarbejderne i organisationen og de skal, i en god ledelseskontekst, besvares rettidigt. Nogle beskeder handler om forhold i helt konkret praksis og bør besvares samme dag, hvis overhovedet muligt. Andre beskeder er knyttet til tænkt og ønsket udvikling, forespørgsel om ressourcer eller lignende og bør besvares indenfor 48 timer. Hvis det er noget, der skal behandles i udvalg eller lignende bør det meldes ud indenfor 48 timer, hvornår et svar er muligt og hvorfor. Andre beskeder er mere langsigtede og her bør der være en svarfrist på en arbejdsuge, hvor svaret tydeliggør i hvilken kontekst spørgsmålet vil blive behandlet og hvad tidshorisonten er.

Denne klare retningspil for den interne elektroniske kommunikation vil styrke ledelsens autoritet både i forhold til den systemteoretiske beskrivelse ovenfor, og i forhold til Professor Viviane Robinsons model for Elevcentreret Skoleledelse. Praksiseres der ikke effektiv og rettidig kommunikation er der risiko for det modsatte; at ledelsens autoritet svækkes eller reduceres til kun at bygge på den strukturelle autoritet, hvilket svækker ledelsens mulighed for at leve op til Robinsons Ledelsesdimensioner og Ledelseskapabiliteter.

I forhold til den direkte kommunikationsflade, som består af det interpersonelle formelle eller uformelle møde gælder den samme ramme for kommunikation, som gælder for den elektroniske kommunikation i skolens beskedsystem. Rettidig og tilstrækkelig  kommunikation er helt afgørende for at lederens faglige autoritet forbliver intakt og styrkes, hvilket igen er en forudsætning for at kunne indfri de forventninger til ledelse, der ligger i Professor Viviane Robinsons ledelsesmodel.

Herudover giver det sig selv, at tydelige opslag om procedure, aktiviteter på skolen, skolens værdigrundlag m.m. skal være synlige og tilgængelige, for eksempel på en opslagstavle i personalerummet og gerne suppleret med offentliggørelse på intern elektronisk platform, som for eksempel personaleintra, som beskrevet flere gange i ovenstående.

God og tilstrækkelig kommunikation fra ledelse til medarbejdere er helt nødvendig for at sikre den ønske faglige, pædagogiske og organisatoriske udvikling. Informations flowet i organisationen er en forudsætning for, at medarbejderne er klædt på til at løse, den ofte komplekse opgave de møder i deres praksis! Dette har været min pointe i nærværende artikel.

Ledelsesopgaven i skolen er også stor og kompleks og kunne, med fokus på indgående kommunikation gøres til genstand for reflektion i særskilt artikel og er derfor ikke behandlet her. Dog er det ikke en hensigtsmæssig prioritering, at vælge ikke at investere tiden, der er nødvendig for at sikre god, tilstrækkelig og rettidig intern kommunikation og som er nødvendig til at sikre et tilstrækkeligt højt informationsniveau.

Den stærke og produktive organisation bygger på et stærkt og veludviklet vi-mindset og for, at dette kan opstå og udvikles er intern kommunikation og information centrale parametre. 

At give udtryk for, at der ikke er tid til at sikre denne kommunikation og dette informationsniveau er, som at tænke, som stenalderfolkene på vedhæftede tegning.