Politiken bragte en kronik med titlen »Tilgiv os - vi vidste ikke, hvad vi gjorde«. Heri erkender en række af de embedsmænd, der var med til at iværksætte styringstænkningen i det offentlige, at de ikke var klar over, hvilken »trold de slap ud af æsken«. De havde en tro på, at dokumentation via synliggørelse skulle øge produktiviteten og kvaliteten i den offentlige sektor. I dag erkender de, at mange af de ting, der er blevet indført de sidste 10-15 år, nu er begyndt at hæmme den offentlige sektors udvikling - at der nogle steder ligefrem er tale om direkte destruktiv styring. Kronikken er siden blevet efterfulgt af andre artikler, der illustrerer absurditeter omkring dokumentationskravene, når for eksempel socialrådgivere bruger mere tid på dokumentation end på samtale med brugerne.

Men kronikken præsenterer også en solstrålehistorie om en plejehjemsleder, der på trods af de voksende krav om dokumentation formår at have glade beboere og tilfreds personale. Hun har løst dokumentationskravene ved at ansætte en person, der holder kommunen stangen, og som udarbejder de lovpligtige rapporter. Til gengæld kan hun i stedet koncentrere sig om kontakt og pleje af både personale og de ældre.

I skoleverdenen har vi også mærket de stadig stigende krav om dokumentation. For lærerne gælder det elevplaner, læreplaner, årsplaner, evalueringer. For ledelsen gælder det diverse undersøgelser, evalueringer, kvalitetsrapporter og generel dokumentation i forbindelse med administration.

Umiddelbart er det derfor fristende at overveje, på hvilken måde vi kan kopiere plejehjemslederens løsning på dokumentationskravene og ad den vej få mere tid til at koncentrere sig om skolens kerneydelse. Ved nærmere eftertanke er der alligevel noget ved løsningen, der giver en dårlig mavefornemmelse. Måske fordi den i realiteten mere er udtryk for »symptombehandling og smertelindring af patienten frem for helbredelse af denne«.

Jeg ser to problemer i denne uddelegering af dokumentationsarbejdet. Det ene problem knytter sig til at udvikle en specialiseret arbejdsdeling hos skolens ledelsespersonale. Den anden handler om en adskillelse mellem dokumentationsindsamling og brug af denne.

Jeg har altid haft det privilegium, både i min tid som afdelingsleder og nu som skoleleder, at indgå i teambaseret ledelse på forskellige skoler. Der har således ikke været en traditionel, fasttømret opdeling i arbejdsopgaver, som man af og til ser på skoler. Arbejdsdeling, hvor afdelingslederen varetager det administrative og skematekniske arbejde, mens skolelederen tager sig af de personalemæssige og elevrelaterede opgaver. Teambaseret ledelse med fleksibel opgavevaretagelse giver i langt højere grad skolelederen mulighed for sparring hos de øvrige personer i ledelsesteamet, eftersom flere har indsigt i flere arbejdsopgaver. Det er således med til at kvalificere beslutninger, men også til at gøre jobbet som skoleleder mindre ensomt. For afdelingslederne giver det også optimale muligheder for løbende kompetenceudvikling og bedre forudsætninger for senere at søge nye udfordringer som skoleleder. Isolering af opgaven med dokumentationsindsamling understøtter ikke de fordele, der ligger i teambaseret ledelse.

Det andet problem knytter sig til, at der ligger en stor fare for at afkoble dokumentationsarbejdet fra resten af ledelsesarbejdet. Hvis dokumentationsarbejdet kan varetages i et vakuum, så er det nærliggende at konkludere, at det kun i meget ringe omfang faktisk bidrager til kvaliteten og produktiviteten og givetvis også har meget ringe tilknytning til selve kerneydelsen. Som skoleledere pålægges vi som nævnt en række dokumentationskrav - det må vi leve med indtil videre. Når det derimod gælder lærernes dokumentationskrav, er det vigtigt, at vi som ledere gør vores til at begrænse omfanget og fastholde relevansen af dette - både i forhold til at fastholde lærernes arbejdsglæde og i lyset af, at lærere kun bruger 40 procent af deres arbejdstid på undervisning.

Dokumentation er godt, men relevant dokumentation er bedre.

»I skoleverdenen har vi også mærket de stadig stigende krav om dokumentation. For lærerne gælder det elevplaner, læreplaner, årsplaner, evalueringer. For ledelsen gælder det diverse undersøgelser, evalueringer, kvalitetsrapporter og generel dokumentation i forbindelse med administration«